DKPUS Babel Segera Terapkan Arsip Elektronik

DKPUSBABEL, PANGKALPINANG – Sebagai upaya meningkatkan pelayanan bidang kearsipan baik di internal maupun eksternal, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (DKPUS) Provinsi Kepulauan Bangka Belitung (Babel) segera menerapkan pengelolaan arsip digital atau arsip elektronik (e-Archive).

Kepala DKPUS Babel, Asyraf Suryadin mengatakan, sedang diusahakan dalam waktu dekat di tahun ini juga, arsip elekronik sudah kita berlakukan.

“Langkah awal, kita akan terapkan di internal DKPUS Babel dahulu. e-Archive ini, salah satunya merupakan dukungan kita terhadap reformasi birokrasi. Dan untuk aplikasi ini kita siap melaksanakannya,” kata Asyraf, Rabu (7/10/2020).

Menurut Asyraf, kalau pelaksanaan Arsip Elektronik di internal DKPUS bagus, tidak menutupkan kemungkinan ini akan dilanjutkan penerapannya ke organisasi perangkat daerah (OPD) yang ada di Lingkup Pemerintah Provinsi (Pemprov) Babel.

Saat ini, diungkapkannya, DKPUS masih mempersiapkan hal-hal yang berkaitan dengan pemberlakuan e-Archive tersebut.

Dijelaskan Asyraf, terdapat sejumlah manfaat dalam sistem pengarsipan elektronik, diantaranya: Cepat ditemukan dan dokumen tanpa meninggalkan meja kerja; Pengindekan yang mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan; Pencarian file berdasarkan kata kunci maupun nama file.

Manfaat selanjutnya, dikatakannya Kecil kemungkinan file akan hilang; Menghemat tempat, dengan kemampuan; Mengarsip secara digital; Mudah berbagi arsip; Meningkatkan keamanan; Mudah dalam melakukan recovery data.

Kelebihan pengarsipan elektronik, ditambahkan Asyraf, diantaranya: Mudah dioperasikan; Fasilitas Pencarian Dokumen; Pencatatan Lokasi Fisik Dokumen; Fasilitas Gambar dan Suara; Keamanan Data; Retensi Otomatis; Laporan Kondisi Arsip; dan Bisa terhubung dengan jaringan komputer.

“Melalui Arsip Elektronik, kita bisa mengetahui bahwa surat-surat itu misalnya sudah dalam kategori apa, sudah ditandai secara otomatis. Sehingga tahu masa arsipnya itu berapa tahun. Itu keunggulannya kalau menggunakan e-Archive,” ujar Asyraf.

Mengenai sumber daya manusianya, disebutkannya, sudah terlatih, tidak ada masalah lagi. “Untuk e-Archive ini, tinggal menyepakati kode surat saja. Sebab, kalau arsip ini, kode suratnya dari ANRI, sedang kode surat menyurat Pemprov dari Kementerian Dalam Negeri. Jadi, kalau kita mau menggunakan e-Archive, ini yang harus kita sepakati,” imbuhnya.

Sumber: 
DKPUS BABEL
Penulis: 
Aliyah/Ahmad
Fotografer: 
Ahmad
Editor: 
Ahmad
Bidang Informasi: 
DKPUS