PANGKALPINANG – Kepala Biro Umum Setda Provinsi Kepulauan Bangka Belitung (Babel) Burhanuddin, mendukung Pengawasan Kearsipan Internal yang dilakukan Dinas Kearsipan dan Perpustakan Provinsi Babel ke Biro Umum, sebagai langkah mendorong terselenggaranya kearsipan guna tertib arsip di Perangkat Daerah (PD) lingkup Pemprov Babel.

“Kami mendukung pengawasan kearsipan internal yang dilakukan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan selaku Lembaga Kearsipan Daerah, ke Biro Umum,” tutur Karo Burhanuddin saat menerima kunjungan Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Daerah Provinsi Doni Golput beserta tim, terkait pengelolaan arsip Perangkat Daerah, di Ruang Romodong Kantor Gubernur Babel, Jumat (5/7/2024).

Burhanuddin menyampaikan, pihaknya telah menyiapkan ruang khusus yang representatif guna tempat penyimpanan arsip yang ada di Sekretariat Daerah.

Menurutnya, tersedianya ruangan arsip tersebut sangatlah penting untuk mendukung dan menunjang tertib arsip di lingkup Biro Umum.

“Selain itu, alhamdulillah Biro Umum juga sudah memiliki staf-staf arsiparis yang siap membantu memudahkan pelayanan kepada masyarakat,” ujarnya.

Sementara itu, Doni Golput menyampaikan, pengawasan internal ini merupakan rutinitas dalam pengawasan pengelolaan kearsipan di Babel.

“Pengawasan internal ini khusus untuk perangkat daerah. Tahun ini kita mengambil 12 sampling perangkat daerah yang salah satunya adalah Biro Umum Sekretariat Daerah,” jelasnya.

Ia juga mengatakan, sampling ini menyumbang sebesar 40% untuk indeks kearsipan Provinsi Babel, yang dinilai oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANDRI).

Pihaknya juga akan melakukan pengawasan kearsipan eksternal ke Kabupaten/Kota yang diketahui menyumbang sebanyak 60% untuk indeks kearsipan provinsi.

“Kita disini akan melihat aspek-aspek yang harus dipenuhi, diantaranya aspek penataan arsip, sarana prasarana, sumber daya kearsipan yakni apakah tersedia sumber daya kearsipan disitu. Kita tahu bila di Biro Umum sudah tersedia arsiparisnya, dan ini nilainya sudah baik,” katanya.

Tinggal bagaimana pengelolaan arsip yang merupakan tanggung jawab dari penciptanya sendiri, yakni dari bidang bidang yang bersangkutan. Hal inilah, lanjut dia, yang kemudian harus dipahami sehingga tata kelola arsip menjadi lebih baik. Bagian terpentingnya, berkas yang sudah masuk retensi, baru masuk ke bagian umum.

"Kami sangat berharap kawan-kawan ASN peduli dengan arsip dan paham pentingnya arsip, karena arsip ini bisa menjaga dan menghindarkan kita semua dari hal-hal yang buruk, dan membantu kita mencapai kebaikan," ujarnya.

Disamping itu, pihaknya akan memberikan catatan rekomendasi atas hal-hal yang harus diperbaiki. Tujuannya tidak lain untuk mencapai indeks kearsipan dan digitalisasi arsip sebagai penunjang reformasi birokrasi seperti yang diminta Kemenpan RB.