PANGKALPINANG - Selain memberikan pembinaan kearsipan ke instansi, Perguruan Tinggi dan BUMN, Arsiparis di Lingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (DKPUS) Provinsi Kepulauan Bangka Belitung (Babel) juga melakukan pembinaan ke Organisasi Masyarakat.
Seperti pada Senin (12/9/2022), sejumlah Arsiparis DKPUS Babel menyambangi Kantor Partai Demokrat Pangkalpinang, dalam rangka melakukan pembinaan kearsipan yang berhubungan dengan ormas.
Dalam kunjungan tersebut, Arsiparis DKPUS menjelaskan tentang arsip mulai dari fungsi, kegunaan, dan peranan arsip sampai dengan pemusnahan arsip.
Sehubungan dengan arsip partai yang banyak memiliki risiko tinggi dan bernilai guna tinggi, maka dirasakan perlu untuk membenahi kearsipan di Partai Demokrat melalui sosialisasi penyusutan arsip dan autentifikasi arsip.
Kepala BADIKLAT Partai Demokrat, Leo Adiwinata mengatakan, selama ini Partai Demokrat menyimpan arsip secara manual. Apalagi di partai itu sendiri seringkali mengalami pergantian anggota terutama ketika terjadi pergantian ketua, sehingga terkadang dokumen atau arsip seringkali berkendala terutama dibagian administrasi.
“Dari sharing dengan para Arsiparis DKPUS, kami ingin lebih mengetahui dan belajar bagaimana cara menata arsip yang baik,” ujar Leo.
Menurut salah satu Arsiparis, Dias, adanya komunikasi secara internal dan tanggung jawab pribadi terhadap dokumen yang akan diteruskan ke pengurus pengganti berikutnya dapat diterapkan di dalam partai itu sendiri.
“Di partai yang biasanya memakai sistem sentralisasi, sebaiknya menerapkan SOP untuk penataan arsip,” jelas Dias.
Para Arsiparis DKPUS juga menjelaskan tentang arsip digital dan autentifikasi arsip. Lebih lanjut juga cara menyimpan arsip yang baik dan benar agar tidak rusak atau pun cacat dengan memperhatikan media arsip tersebut. Jadi, tidak boleh sembarangan.
Sebelumya, Kepala DKPUS Babel Rakhmadi menekankan, agar tidak ada orang arsip yang diam berkenaan dengan masalah kearsipan ini.
