DKPUSBABEL, PANGKALPINANG – Pemerintah Provinsi (Pemprov) Kepulauan Bangka Belitung (Babel) melalui Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (DKPUS) Babel akan mengusulkan program kegiatan pemusnahan arsip daerah ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Arsip yang akan diusulkan untuk dimusnahkan tersebut, dikatakan Kepala DKPUS Babel Rakhmadi, adalah arsip daerah yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi.
“Perjalanan Provinsi Babel sudah berumur 21 tahun, tentu ada arsip statis yang mungkin didalam kondisinya sudah tidak memiliki nilai guna. Ini bisa kita ajukan melalui Pak Gubernur, nanti kita koordinasikan ke ANRI,” kata Rakhmadi usai mengikuti Sosialisasi Cara Pemusnahan Arsip dari ANRI via zoom meeting, Rabu (30/6/2021) siang.
Menurut Rakhmadi, sejak Dinas Kearsipan Babel berdiri sampai saat ini, belum pernah mengusulkan pemusnahan arsip.
“Kalau yang sifatnya lembaga atau organisasi seperti Pemprov Babel ini, tentu akan terarsipkan di ANRI. Dokumen-dokumen penting yang ada tentu akan menjadi arsip statis nasional,” ujar Rakhmadi.
Nah, ditegaskan Rakhmadi, yang tidak penting, di antara organisasi perangkat daerah (OPD-OPD) yang ada, termasuk DKPUS Babel juga ada Arsip yang sudah tidak berfungsi daripada membutuhkan biaya besar, menumpuk, dan timbul efek-efek merugikan dari segi tenaga, waktu, pikiran, karena kebanyakan arsip, namun tidak berguna lagi, harus dimusnahkan.
“Mudah-mudahan pada tahun 2022 mendatang kita akan menganggarkan untuk pemusnahan arsip tersebut. Sebab, sepanjang DKPUS berdiri sampai sekarang belum ada pemusnahan arsip,” tegasnya lagi.
Rakhmadi mengajak, mari awali program ini dengan menelusuri di OPD-OPD Pemprov apakah ada arsip yang harus dimusnahkan. Apalagi saat ini, ada OPD gabungan, tentunya ada arsip yang diam karena sudah tidak berfungsi OPD nya.
“Untuk OPD yang digabungkan ini, arsip yang sifatnya masih dibutuhkan kita arsipkan secara baik, titipkan di depo arsip kita. Untuk arsip yang sudah tidak berguna akan kita musnahkan. Jadi, pikiran kita harus dinamis untuk menangani arsip di Provinsi Babel ini,” tutup Rakhmadi.
Ikuti Sosialisasi Cara Pemusnahan Arsip
Dalam rangka persiapan usulan pemusnahan arsip daerah provinsi tersebut, Kepala DKPUS Babel Rakhmadi bersama Pejabat Bidang terkait dan belasan arsiparis DKPUS Babel mengikuti sosialisasi cara pemusnahan arsip dari ANRI.
Materi pemusnahan arsip Rabu (30/6/2021) itu, disampaikan langsung Tato Pujiarto Koordinator Kelompok Substantif Wilayah I Bidang Pemusnahan Arsip ANRI.
Dalam paparannya Tato menjelaskan, sesuai PP No 28 Tahun 2012 Pasal 65 ayat 2 pemusnahan arsip dilakukan karena tidak memiliki nilai guna; telah habis retensinya; tidak ada peraturan perundang-undangan yang meralang; tidak berkaitan dengan penyelesaian proses hukum suatu perkara.
Sebelum melakukan pemusnahan arsip, ada sejumlah tahapan yang harus dilakukan, dianaranya pembentukan panitia penilai arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota, pimpinan unit pengolah merangkap anggota, arsiparis sebagai anggota.
Prosedur selanjutnya penyeleksian arsip sesuai ketentuan; pembuatan daftar arsip untuk musnah; penilaian oleh panitia penilai arsip; dan penetapan arsip yang akan dimusnahkan.
Langkah-langkah pemusnahan arsip pemerintah provinsi terdiri dari pertama, penetapan Gubernur setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI untuk arsip jangka simpan sekurang-kurangnya 10 tahun dan penetapan oleh pimpinan SKPD setelah mendapatkan persetujuan Gubernur untuk arsip yang jangka simpan dibawah 10 tahun.
Kedua, dibuat berita acara dan daftar arsip yang dimusnahkan. Ketiga, dilaksanakan secara total, baik fisik maupun informasinya. Keempat, disaksikan oleh pejabat bidang hukum dan pengawasan minimal 2 orang.
“Sampai saat ini, sudah ada 11 pemerintah daerah provinsi yang telah mengajukan pemusnahan arsip ke ANRI. Sedangkan Babel belum pernah,” kata Tato.
Oleh karena itu, Ia berharap Babel juga bisa mengajukan pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi.
