MANGGAR – Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (DKPUS) Provinsi Kepulauan Bangka Belitung (Babel) Rakhmadi menilai Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Belitung Timur (Beltim) telah ‘berlari lebih cepat’ dibandingkan dengan DKPUS Kabupaten/Kota lain yang ada di Babel.
Atas kondisi itu, Kadis Rakhmadi tak segan-segan memberikan acungan jempol buat Kepala DPK Beltim dan jajaran bidang kearsipan DPK Beltim, usai mendengarkan paparan langsung Kepala DPK Beltim Mudiarsono, berkaitan dengan Akuisisi Arsip Statis Pemda Beltim, Kamis (14/9/2023).
“Setelah mendengar paparan, melihat apa yang telah dilakukan DPK Beltim, saya mengacungi jempol buat DPK Beltim, karena lebih dulu berlari dari DKPUS Kabupaten/Kota lain di Babel, termasuk kami DKPUS Provinsi. Mudah-mudahan ini jadi langkah kita Arsip Provinsi dan Kabupaten lain di Babel untuk bergerak cepat,” harap Rakhmadi.
Rakhmadi mengajak seluruh Kepala DKPUS Kabupaten/Kota untuk tak malu belajar dengan pihak lain yang dianggap lebih baik.”Silakan Kabupaten/Kota pelajari apa yang sudah dilakukan oleh DPK Beltim berkenaan dengan Pembangunan bidang kearsipan di Beltim ini. Bagaimana pun mereka telah lebih dulu lari dari kita,” ungkapnya.
Untuk membangun kearsipan ini, ditambahkan Kadis Rakhmadi, dibutuhkan kebersamaan, kolaborasi, saling share.
Sebelumnya, Kepala DPK Beltim Mudiarsono menjelaskan bagaimana kearsipan DPK Beltim bisa meraih nilai lebih dibandingkan DKPUS Kabupaten/Kota lain di Bangka Belitung.
Pemkab Beltim, papar Mudiarsono, mendapatkan tambahan tenaga arsiparis dari PPPK, dan ini menjadi salah satu pendobrak nilai yang tinggi untuk penilaian kearsipan. “Memang minat yang ingin masuk menjadi Arsiparis cukup tinggi di Pemkab Beltim,” ujarnya.
DPK Beltim, dalam melakukan pengelolaan dan penataan arsip, bekerja tim. “Kami juga melakukan inventarisasi OPD mana yang butuh dana berkenaan dengan kegiatan kearsipan,” bebernya.
Kemudian DPK Beltim tak ketinggalan melakukan kunjungan ke daerah lainnya yang pengelolaan dan penataan arsipnya bagus. “Misalnya kami belajar ke Kabupaten Bogor dengan mengajak kawan-kawan OPD di Pemkab Beltim,” sebut Kadis Mudiarsono.
Penunjang lainnya untuk ‘kecepatan berlari’ DPK Beltim, rutin setiap tahun memagangkan tenaga arsiparisnya ke ANRI.
Berkenaan dengan proses akuisisi, Musdiarsono menceritakan bahwa DPK Beltim telah melakukan akuisisi Arsip OPD yang peran dan fungsinya telah diambil alih Pemprov, diantaranya Dinas Kehutanan.
“Kami pun ke desa, minta buku register tanah, kemudian nomor induk siswa SD. Untuk NIS SD ini kami minta, karena kadang ada sekolah yang siswanya sedikit berujung tutup. Dengan apa yang kami lakukan ini, ketika ada yang butuh arsip tentang itu, DPK Beltim ada,” terangnya.
DPK Beltim juga telah melakukan autentifikasi ataupun melakukan alih media arsip satu diantaranya ke audio visual.
“Kami juga melakukan sejumlah langkah lainnya, seperti visitasi akuisisi arsip ke perangkat daerah. Penerbitan surat persetujuan dari pimpinan OPD terkait Perubahan status menjadi arsip statis, Membuat draft surat keputusan Bupati Belitung Timur tentang penetapan arsip statis Pemerintah Daerah Kabupaten Belitung Timur,” urai Kadis Mudiarsono.
Selain memaparkan mengenai sejumlah strategi Pembangunan kearsipan di Beltim, dan berhasil, Kepala DPK Beltim Mudiarsono tak lupa menyampaikan kelemahan yang dimiliki oleh DPK Beltim, yakni masih minimnya anggaran yang dimiliki.
