Implementasi Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam melalui Sistem E-Deposit Perpustakaan Nasional Republik Indonesia
Implementasi Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam melalui Sistem E-Deposit Perpustakaan Nasional Republik Indonesia
Oleh :
Cahya Tri Wulan
Pustakawan Ahli Pertama di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Provinsi Kepulauan Bangka Belitung
Abstrak
Undang-Undang Nomor 13 tahun 2018 merupakan revisi dari Undang-Undang sebelumnya yaitu Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam. Undang-Undang ini memberikan mandat kepada Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yang berkedudukan di Ibukota Negara untuk menghimpun, menyimpan, dan melestarikan serta mendayagunakan semua Karya Cetak dan Karya Rekam yang dihasilkan di wilayah Republik Indonesia. Sedangkan penghimpunan, penyimpanan dan pelestarian serta pendayagunaan semua Karya Cetak dan Karya Rekam yang dihasilkan di daerah dilaksanakan oleh Perpustakaan Daerah di tiap ibukota provinsi. Kumpulan Karya Cetak dan Karya Rekam tersebutlah yang selanjutnya disebut dengan koleksi deposit. Dalam upaya pelaksanaan Undang-Undang Nomor 13 tahun 2018 tersebut perpustakaan nasional membangun sistem E-Deposit yang tersedia sejak April 2019, yaitu sistem yang dikembangkan untuk memfasilitasi kegiatan pengumpulan dan pengelolaan bahan perpustakaan digital yang diterbitkan di Indonesia. Target sistem ini adalah para wajib serah di Indonesia yaitu penerbit maupun produsen karya rekam pemerintahan, swasta ataupun perseorangan.
Kata Kunci : E-Deposit, Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018, UUSSKCKR, KCKR, Wajib Serah, penerbit, produsen karya rekam, perpustakaan provinsi.
PENDAHULUAN
Karya cetak dan karya rekam pada dasarnya merupakan salah satu karya budaya bangsa sebagai perwujudan cipta, rasa, dan karya manusia. Karya cetak dan karya rekam (KCKR) yang merupakan hasil budaya bangsa memiliki peran penting sebagai salah satu tolak ukur kemajuan intelektual bangsa, referensi dalam bidang pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, penelitian dan penyebaran informasi, dan pelestarian kebudayaan nasional. Selain itu KCKR juga merupakan alat telusur terhadap catatan sejarah, jejak perubahan, dan perkembangan bangsa untuk pembangunan dan kepentingan nasional. Lahirnya Undang-Undang Nomor 4 tahun 1990 merupakan upaya menghimpun, menyimpan, memelihara, dan melestarikan karya cetak dan karya rekam tersebut sebagai koleksi nasional.
Namun penerapannya selama 28 tahun terakhir belum terlaksana secara optimal. Hal ini disebabkan belum tumbuhnya kesadaran penerbit, produsen karya rekam, dan masyarakat untuk menyerahkan karya cetak dan karya rekam serta kurangnya pemahaman tentang pentingnya pelestarian karya cetak dan karya rekam. Undang-Undang Nomor 4 tahun 1990 juga belum mengakomodasi dinamika masyarakat dan perkembangan teknologi informasi serta penerapan sanksinya juga belum efektif. Karenanya pada tanggal 28 Desember 2018 telah disahkan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018 tentang Serah Terima Karya Cetak dan Karya Rekam atau disingkat UUSSKCKR dengan substansi yang mengakomodasi berbagai hal mengenai sistem yang mengikuti kemajuan dan perkembangan di bidang informasi dan teknologi, serta selaras dengan perkembangan zaman dan kebutuhan masyarakat.
Secara struktur Undang-Undang Nomor 13 tahun 2018 terdapat beberapa perbedaan, adanya Bab Baru mengenai pendanaan, peran serta masyarakat, dan penghargaan. Kemudian Bab Ketentuan Pidana sudah tidak ada lagi. Pada Bab II mengenai pengelolaan hasil serah simpan KCKR memiliki pengaturan pasal per pasal yang lebih komplek.
Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018 memberikan mandat kepada Perpustakaan Nasional Republik Indonesia dan Perpustakaan Provinsi sebagai perpustakaan deposit. Perpustakaan Nasional RI yang berkedudukan di Ibukota Negara menghimpun, menyimpan, dan melestarikan serta mendayagunakan semua KCKR yang dihasilkan di wilayah Republik Indonesia. Sedangkan penghimpunan, penyimpanan dan pelestarian serta pendayagunaan semua KCKR yang dihasilkan di daerah dilaksanakan oleh Perpustakaan Daerah di tiap ibukota provinsi. Kumpulan KCKR tersebutlah yang selanjutnya disebut dengan koleksi deposit.
Salah satu implementasi Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018 yang mengikuti kemajuan perkembangan di bidang informasi dan teknologi, serta selaras dengan kebutuhan masyarakat yaitu dengan diluncurkannya sistem E-Deposit sejak April 2019 oleh Perpustakaan Nasional RI. Sistem E-Deposit adalah Sistem yang dikembangkan untuk memfasilitasi kegiatan pengumpulan dan pengelolaan bahan perpustakaan digital yang diterbitkan di Indonesia.
DEFINISI DAN PENJELASAN
Undang-Undang Nomor 13 tahun 2018 merupakan revisi dari Undang-Undang sebelumnya yaitu Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990. Undang-Undang No. 13 tahun 2018 terdiri dari 8 BAB; BAB I Ketentuan Umum, BAB II Penyerahan Karya Cetak dan Karya Rekam, BAB III Pengelolaan Hasil Serah Simpan karya Cetak Dan Karya Rekam, BAB IV Pendanaan, BAB V Peran Serta Masyarakat, BAB VI Penghargaan, BAB VII Ketentuan Peralihan, dan BAB VIII Ketentuan penutup. Pada saat Undang-Undang ini mulai berlaku, undang-undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang serah simpan Karya cetak dan Karya Rekam (Lembaran Negara – Republik Indonesia Tahun 1990 Nomor 48, Tambahan lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3418), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
Berdasarkan Pasal I Undang-Undang Nomor 13 tahun 2018 dijelaskan bahwa Karya cetak adalah setiap karya intelektual dan/atau artistik yang diterbitkan dalam bentuk cetak yang diperuntukkan bagi umum. Karya Rekam adalah setiap karya intelektual dan/atau artistik yang direkam, baik audio maupun visual dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya yang diperuntukkan bagi umum. Koleksi serah Simpan adalah seluruh hasil karya cetak dan Karya Rekam yang telah berada dalam pengelolaan Perpustakaan Nasional dan perpustakaan provinsi yang memiliki tugas dan fungsi sebagai perpustakaan deposit. Karenanya Undang-Undang serah simpan karya cetak dan karya rekam biasa disebut sebagai Undang-Undang Deposit.
Dalam Undang-Undang nomor 13 tahun 2018 dikenal istilah wajib serah dan wajib simpan. Wajib serah maksudnya adalah pihak-pihak yang berdasarkan ketentuan perundang-undangan berkewajiban menyerahkan setiap hasil karya cetak dan karya rekam yang dihasilkannya, sedangkan wajib simpan adalah institusi yang berdasarkan ketentuan perundang-undangan memiliki tugas dan tanggungjawab sebagai institusi penyimpanan dari hasil karya cetak dan karya rekam yang diserahkan tersebut.
Pelaksanaan serah simpan Karya cetak dan Karya Rekam bertujuan untuk:
Mewujudkan koleksi nasional dan melestarikannya sebagai hasil budaya bangsa dalam rangka menunjang pembangunan melalui pendidikan, penelitian, dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi; dan
Menyelamatkan Karya Cetak dan Karya Rekam dari ancaman bahaya yang disebabkan oleh alam dan/atau perbuatan manusia.
Implementasi menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) yaitu pelaksanaan / penerapan. Implementasi intinya adalah kegiatan untuk mendistribusikan keluaran kebijakan (to deliver policy output) yang dilakukan oleh para implementor kepada kelompok sasaran (target group) sebagai upaya untuk mewujudkan kebijakan (Purwanto dan Sulistyastuti: 2012). Implementasi Undang-Undang Nomor 13 tahun 2018 melalui sistem E-Deposit maksudnya adalah pelaksanaan atau penerapan hal-hal yang terkandung dalam Undang-Undang Nomor 13 tahun 2018 tersebut melalui suatu sistem yang disebut sistem E-Deposit yang direncanakan sebagai upaya untuk mewujudkan keberhasilan Undang-Undang Nomor 13 tahun 2018.
PEMBAHASAN
Pengenalan Sistem E-Deposit
Seperti kita ketahui bersama aplikasi teknologi informasi dibidang perpustakaan didorong oleh kebutuhan pengguna perpustakaan terhadap informasi yang semakin kompleks dan berbasis elektronik/komputer. Tuntutan pengguna yang menginginkan layanan perpustakaan serba cepat, tepat dan akurat, serta kebutuhan pengguna tentang informasi yang semakin bergeser dari koleksi tercetak ke arah elektronik dan digital . Ledakan data terbitan digital yang berkembang pesat di Indonesia, dimana setiap detik selalu ada berita baru dan terbitan terbaru, maka perpustakaan perlu tanggap menyikapi hal tersebut dan pustakawanpun dituntut untuk memiliki kemampuan menyediakan, mengolah dan melayankan informasi berbasis teknologi informasi agar tetap eksis dalam era globalisasi dan era digital.
Dengan mengadopsi teknologi informasi di perpustakaan, banyak kegiatan yang bisa dikembangkan, salah satu contohnya adalah sistem E-Deposit yang berbasis teknologi informasi sesuai tuntutan Undang-undang nomor 43 tahun 2007 tentang pepustakaan, juga merupakan salah satu implementasi Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018 tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam. Berikut adalah tampilan halaman muka website e-deposit dengan alamat: edeposit.perpusnas.go.id
Sistem E-Deposit adalah Sistem yang dikembangkan untuk memfasilitasi kegiatan pengumpulan dan pengelolaan bahan perpustakaan digital yang diterbitkan di Indonesia. Aplikasi ini nantinya akan diintegrasikan dengan pangkalan data ISBN, ISMN, ISSN, ISRC, dan INLIS enterprise. Pada tahun 2018 Perpustakaan Nasional mulai menghimpun bahan perpustakaan elektronik/digital dalam bentuk pdf ataupun audio yang kemudian diintegrasikan dengan aplikasi lain dan disajikan untuk portal web deposit sebagai sarana pendayagunaan koleksi bahan pustaka digital hasil pelaksanaan UU SSKCKR. Kedepannya akan dibentuk Sistem Nasional Deposit Indonesia dan merancang Peraturan Pemerintah dalam rangka pelaksanaan Undang-Undang No. 13 Tahun 2018 (Nurcahyo:2019).
Program E-Deposit Nasional:
Penyerahan: Penyerahan karya cetak dan karya rekam, penerbit diharuskan terlebih dahulu mendaftar di Web Deposit untuk melengkapi formulir online. Setelah itu, dua salinan karya yang diterbitkan dapat diserahkan baik secara langsung atau melalui jasa pengiriman ke Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi sesuai domisili penerbit karya cetak atau produsen karya rekam.
Penjaringan: Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi dapat melakukan penjaringan karya cetak dan karya rekam di masyarakat, lembaga pemerintah dan swasta untuk kepentingan deposit melalui TIK.
Kerjasama: Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi dapat bekerjsama dengan lembaga pemerintah dan swasta untuk kepentingan meningkatkan produktifitas dan kualitas penerbitan dan rekaman, serta pelaksanaan deposit.
Pembelian: Terhadap karya cetak dan karya rekam dari luar negeri mengenai Indonesia, Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi dapat melakukan pembelian untuk kepentingan deposit.
Advokasi: Perpustakaan Nasional memberikan advokasi mengenai serah simpan karya cetak dan karya rekam, ISBN dan ISMN kepada masyarakat, lembaga pemerintah dan swasta.
Pengarsipan; khusus untuk isi situs web yang memiliki nilai intelektual dan signifikansi ke-Indonesiaan.
Berikut adalah gambaran pengembangan E-Deposit (Marganingsih: 2018) :
Wajib Serah dan KCKR yang Wajib diserahkan
Siapa saja yang dikatakan sebagai wajib serah KCKR? Wajib serah mencakup penerbit dan produsen rekaman dari semua jenis, termasuk komersial, pemerintah, sekolah, perkumpulan, organisasi, perkumpulan klub dan perorangan.
Dalam Undang-Undang Nomor 13 tahun 2018 disebutkan bahwa penerbit adalah orang perseorangan, badan usaha, atau badan hukum yang menerbitkan karya cetak yang berada di wilayah Negara Republik Indonesia dan Produsen karya rekam adalah perseorangan, badan usaha, atau badan hukum yang menghasilkan karya rekam di wilayah Negara Republik Indonesia. Rincian wajib serah tersebut disebutkan di Undang-Undang Nomor 13 tahun 2018 dalam :
Pasal 4 : Setiap Penerbit wajib menyerahkan 2 (dua) eksemplar dari setiap judul Karya cetak kepada perpustakaan Nasional dan I (satu) eksemplar kepada perpustakaan Provinsi tempat domisili Penerbit. Dalam hal Perpustakaan Nasional memerlukan salinan digital atas Karya cetak untuk kepentingan penyandang disabilitas, Penerbit wajib menyerahkan salinan digital kepada Perpustakaan Nasional. Penyerahan dilakukan paling lama 3 (tiga) bulan setelah diterbitkan.
Pasal 5 : Setiap Produsen Karya Rekam yang memublikasikan karya rekam wajib menyerahkan 1 salinan rekaman dari setiap judul Karya rekam kepada Perpustakaan Nasional dan I (satu) salinan kepada Perpustakaan Provinsi tempat domisili produsen karya Rekam. Karya rekam tersebut berisi nilai sejarah, budaya, pendidikan, ilmu pengetahuan dan teknologi. Penyerahan Karya Rekam dilakukan paling lama 1 (satu) tahun setelah dipublikasikan.
Pasal 6: Karya cetak dan/atau Karya Rekam mengenai Indonesia yang dihasilkan melalui penelitian oleh warga Negara Indonesia yang dipublikasikan di luar negeri diserahkan kepada Perpustakaan Nasional. Karya cetak dan/atau Karya Rekam mengenai Indonesia dan dibuat di Indonesia yang dihasilkan oleh warga negara asing yang diterbitkan dan/atau dipublikasikan di luar negeri wajib diserahkan kepada perpustakaan Nasional.
Pasal 9 : Lembaga negara, kementerian, lembaga pemerintah non kementerian, dan perguruan tinggi yang menerbitkan Karya cetak wajib menyerahkan 2 (dua) eksemplar dari setiap judul Karya cetak kepada perpustakaan Nasional. Penyerahan dilakukan paling lama 3 (tiga) bulan setelah diterbitkan.
Pasal 10 : Lembaga negara, kementerian, lembaga pemerintah nonkementerian, dan perguruan tinggi yang memublikasikan Karya Rekam wajib menyerahkan 1 (satu) salinan rekaman dari setiap judul Karya Rekam kepada Perpustakaan Nasional. Penyerahan Karya Rekam dilakukan paling lama 3 (tiga) bulan setelah dipublikasikan.
Pasal 11 : Pemerintah Daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah yang menerbitkan Karya Cetak wajib menyerahkan 2 (dua) eksemplar dari setiap judul Karya Cetak kepada Perpustakaan Nasional dan perpustakaan provinsi sesuai dengan domisili. Penyerahan dilakukan paling lama 3 (tiga) bulan setelah diterbitkan.
Pasal 12 : Pemerintah Daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah yang memublikasikan Karya Rekam wajib menyerahkan 1 (satu) salinan rekaman dari setiap judul Karya Rekam kepada Perpustakaan Nasional dan perpustakaan Provinsi sesuai dengan domisili. Penyerahan dilakukan paling lama 3 (tiga) bulan setelah dipublikasikan.
Karya cetak dan karya rekam yang wajib diserahkan menurut Undang-Undang NO. 13 Tahun 2018 adalah Karya cetak mencakup semua jenis terbitan dari karya intelektual dan/ atau artistik yang dicetak dan digandakan yang diperuntukkan bagi umum. Jenis terbitannya adalah buku fiksi dan non fiksi, buku rujukan, karya artistik, karya ilmiah yang diterbitkan, majalah, surat kabar, peta, brosur, dan karya cetak lainnya yang ditentukan Kaperpusnas. Karya rekam mencakup semua jenis rekaman dari setiap karya intelektual dan/ atau artistik yang berisi nilai sejarah, budaya, pendidikan, ilmu pengetahuan dan teknologi yang dicetak dan digandakan dan diperuntukkan bagi umum. Jenis rekamannya adalah: film, kaset video, video disk, disket dan bentuk lain yang sesuai dengan perkembangan teknologi.
Karya yang diserahkan melalui aplikasi E-Deposit jenis dan ketentuannya menyesuaikan Undang-Undang, yang membedakan adalah formatnya seperti:
Bentuk Digital : pdf file, Video file (MP4, MPEGAV, FLV,dll), Audio File (MP3, MP4, WAV, dll), gambar (Tiff, JPEG, PNG, Bitmap,dll)
Bentuk Fisik : kaset, Buku, CD, dan Roll film.
Untuk rincian jenis yang dihimpun dalam sistem E-Deposit mencakup:
Buku digital adalah versi buku elektronik. Jika buku umumnya terdiri dari kumpulan karya tulis yang dapat berisi teks atau gambar, maka buku elektronik berisi informasi digital yang juga bisa dalam bentuk teks atau gambar. Untuk Buku maksimum ukuran file adalah 500MB.
Serial : Publikasi digital yang terbit secara berkala seperti koran, majalah, buletin, tabloid, jurnal.
Partitur : lembaran musik, representasi tertulis atau tercetak dari karya musik. Piano-vocal score, format penerbitan di mana bagian yang dinyanyikan diberikan secara penuh, tetapi instrumen orkestra digantikan oleh pengaturan keyboard.
Musik Digital : reproduksi suara dari sinyal digital yang telah diubah menjadi sinyal analog, rekaman suara digital dengan mengkode angka biner hasil dari perubahan sinyal suara analog dengan bantuan frekuensi sampling.
Peta Digital : Peta digital adalah representasi dari fenomena geografis yang disimpan untuk ditampilkan dan dianalisis oleh komputer dan diformat menjadi gambar digital.
Film digital : proses merekam gambar bergerak menggunakan sensor digital.
Manfaat E-Deposit bagi Wajib Serah
E-deposit dirancang agar para wajib serah dengan mudah menyerahkan hasil karyanya kepada Perpustakaan Nasional kapan saja dan dimana saja melalui pemanfaatan jaringan internet. Selain kemudahan, Perpustakaan Nasional juga menjamin keamanan data dan koleksi yang diserahkan karenanya wajib serah tidak perlu ragu menyerahkan hasil karya atau produknya kepada Perpustakaan Nasional.
Akses ke publikasi e-Deposit elektronik akan sesuai dengan undang-undang yang relevan, termasuk Undang-Undang Hak Cipta dan undang-undang hukum E-deposit, dan ketentuan akses yang disepakati oleh penerbit pada saat serah simpan. Akses dapat berkisar dari akses hanya di tempat (hanya melihat, tidak ada unduhan) di perpustakaan e-deposit, hingga akses hanya di tempat di perpustakaan anggota Perpusnas, hingga akses online publik. Akses tidak dapat lebih membatasi dari apa yang diizinkan oleh hukum.
Berikut adalah gambaran sistem E-Deposit:
Terlihat dalam gambaran tersebut bahwa dalam hal pendayagunaan nantinya akan diidentifikasi karya tersebut masuk dalam kateori Open access ataupun pembatasan hak akses. Penyerahan setiap Karya Cetak dan Karya Rekam kepada Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi tidak meliputi penyerahan hak ciptanya. Dengan demikian, penyerahan Karya Cetak dan Karya Rekam hanya untuk disimpan, dilestarikan, dan didayagunakan sesuai dengan tujuan Undang-Undang SSKCKR. Dalam kaitannya dengan hak cipta, sepenuhnya berlaku sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan tentang hak cipta. Oleh karena itu, Perpustakaan Nasional RI mempunyai komitmen terhadap seluruh keamanan Koleksi Serah Simpan khususnya untuk karya elektronik.
Keamanan Koleksi Serah Simpan Karya Elektronik mencakup keamanan pada saat proses penyerahan, pengelolaan, penyimpanan, dan akses terhadap karya elektronik yang disimpan. Di bawah ini adalah komitmen Perpustakaan Nasional terhadap keamanan Serah Simpan Karya Elektronik antara lain (deposit.perpusnas.go.id) :
Perpustakaan Nasional akan mengelola kata sandi atau akses yang disediakan oleh penerbit dalam sistem repositori yang aman dan akan memastikan hanya digunakan oleh staf yang memiliki kewenangan/izin sesuai dengan Undang-Undang SSKCKR.
Publikasi elektronik yang dikirim ke atau disalin oleh Perpustakaan Nasional sesuai Undang-Undang akan disimpan dalam sistem Repositori yang aman, hanya dapat diakses oleh staf yang diberikan wewenang dalam mengelola, menyimpan dan melestarikan karya elektronik.
Perpustakaan Nasional akan menyimpan semua karya elektronik yang diolah ke dalam repositori karya elektronik (penyimpanan). Semua salinan (files) yang tersisa dalam sistem pemrosesan di luar repositori karya elektronik akan dihapus.
Jika publikasi elektronik dengan akses terbatas (komersial) sudah tersedia di Internet, Perpustakaan Nasional akan menerapkan sistem dan prosedur untuk membatasi akses hanya di tempat (onsite) di Perpustakaan Nasional, dan tidak akan membuat akses terhadap publikasi elektronik tersedia di Internet tanpa ada persetujuan dari penerbit.
Perpustakaan Nasional akan menerapkan sistem dan prosedur untuk memastikan bahwa tidak ada salinan digital dokumen Internet dapat dibuat oleh atau untuk pengguna, kecuali pemegang hak (penerbit) telah memberikan izin untuk melakukannya atau karya elektronik yang sudah disimpan dapat digunakan oleh umum di internet oleh penerbit tanpa adanya pembatasan akses/penggunaannya oleh masyarakat.
Jika penerbit telah membuat publikasi elektronik tersedia di Internet tanpa pembatasan pada penggunaannya atau akses oleh masyarakat, Perpustakaan Nasional juga dapat membuat karya elektronik tersedia di Internet tanpa pembatasan tersebut.
Dengan adanya komitmen tersebut diharapkan kesadaran para wajib serah untuk menyerahkan hasil karya cetak dan karya rekamnya semakin baik dan maksimal, karena seyogyanya sistem ini sangat memberi banyak manfaat baik itu bagi wajib serah, wajib simpan, dan masyarakat. Beberapa manfaat E-Deposit dapat dirangkum sebagai berikut:
Para wajib serah bisa dengan mudah menyerahkan hasil karyanya kepada Perpustakaan Nasional kapan saja dan dimana saja melalui pemanfaatan jaringan internet.
Satu layanan: penerbit umumnya dapat menyetor satu kali melalui aplikasi E-Deposit dan langsung memenuhi kewajiban setor di Perpustakaan Nasional sekaligus perpustakaan provinsi domisilinya
Melestarikan hasil karya intelektual bangsa melalui partisipasi di dalam penghimpunan hasil budaya anak bangsa yang berupa karya cetak maupun karya rekam yang nantinya akan menjadi koleksi nasional kebanggaan Indonesia
Bagi pencipta (pengarang, pencetak dan penerbit) : semua karya yang
pernah mereka hasilkan akan disimpan dan dipelihara dengan baik
sehingga tidak perlu mengeluarkan biaya untuk kegiatan pemeliharaan,
penyimpanan dan pelestarian. Disamping itu melalui E-Deposit
data hasil karya tersebut akan tersebar luas kepada seluruh lapisan masyarakat sehingga dengan sendirinya menjadi wahana pemasaran dan promosi.
Bermanfaat bagi Perpustakaan terkait, baik itu perpustakaan nasional maupun perpustakaan provinsi karena semua terbitan akan diperoleh dengan lengkap, tanpa harus mengeluarkan biaya besar
Kegiatan pengawasan dapat dilaksanakan dengan baik dan cepat
Tersedianya koleksi deposit merupakan khazanah kekayaan intelektual yang dihasilkan oleh suatu bangsa dan dapat diwariskan kepada generasi yang akan datang
Sistem E-Deposit menjadi pilihan untuk menyimpan beberapa publikasi dalam jumlah besar
Adanya pengakuan publik atas kontribusi wajib serah dalam membangun koleksi nasional, karena semua wajib serah akan terdata se-Indonesia
Melalui sistem E-Deposit, Pelestarian digital dan akses jangka panjang ke publikasi yang dikumpulkan oleh semua perpustakaan anggota Perpusnas
Memberi manfaat kepada masyarakat umum sebagai pembaca karena tersedianya koleksi yang lengkap di perpustakaan merupakan peluang untuk akses ke informasi dengan mudah dan murah. Melalui E-Deposit masyarakat juga akan dapat mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Selain beberapa manfaat yang tercantum di atas, salah satu revisi Undang-Undang deposit yang termasuk dalam Undang-Undang Nomor 13 tahun 2018 adalah adanya Penghargaan bagi wajib serah yang tertib menyerahkan Karya cetak dan karya rekamnya, aturan ini tertuang dalam pasal 31: Perpustakaan Nasional dan perpustakaan provinsi memberikan penghargaan kepada penerbit dan produsen Karya Rekam yang melaksanakan kewajiban sesuai dengan ketentuan dalam Undang Undang ini. Penghargaan juga diberikan kepada masyarakat yang berperan serta dalam mendukung kewajiban serah simpan dan warga negara asing yang
melaksanakan ketentuan tersebut.
Perpustakaan Nasional pada tahun 2018 telah memberikan Anugerah Wajib Serah Tertib Undang-undang Deposit 2018 kategori karya cetak dan karya rekam. Penerima penghargaan kategori karya cetak kategori Monograf diraih kepada penerbit Leutikaprio, IPB Press, dan USU Press. Kategori Majalah diberikankepada penerbit Swasembada Media Bisnis (Majalah SWA), dan Yayasan Penerbit Pers Suara Muhammadiyah (Majalah Suara Muhammadiyah). Dan kategori surat kabar direbut Harian Palembang Post dan Harian Pagi Tribun Jambi. Pada kategori Laporan Balai Besar Litbang Sumberdaya Lahan Pertanian, Balitbang Kementerian Pertanian dan Badan Pusat Statistik berhasil meraih predikat terbaik. Di kategori Jurnal diraih penerbit Direktorat of Research and Community Engagement Universitas Indonesia, Makara Journal of Health Research, dan penerbit redaksi Jurnal Ultima Humaniora, Departemen Mata Kuliah Umum (MKU) Universitas Multimedia Nusantara, Jurnal Ultima Humaniora. Pada kategori Grey Literature Pusat Pengabdian Kepada Masyarakat Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, Medical Education Universitas Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia dan Fakultas Kedokteran Universitas Tarumanegara merengkuh predikat sebagai Grey Literature Terbaik. Untuk kategori Buletin berhasil direbut penerbit bagian pemberitaan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat RI Buletin Parlementaria dan penerbit Forum Kajian Pertahanan dan Maritim (FKPM) Quarterdeck. Di jenis karya rekam kategori Compact Disc direbut Balai Penerbitan Braille Indonesia (BPBI) ‘ABIYOSO’ Kementerian Sosial RI dan PT Indo Semar Sakti. Sedangkan kategori Digital Video Disc diraih Direktorat Pembinaan Pendidikan Keaksaraan dan Kesetaraan, Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, Balai Diklat Keuangan Palembang, Balai Diklat Kementerian Keuangan, dan Meta Kata (http://pusjasa.perpusnas.go.id).
Strategi Penghimpunan KCKR Tingkat Daerah
Seperti yang kita ketahui bahwa yang diamanatkan menjalankan fungsi deposit bukan hanya perpustakaan nasional tetapi juga perpustakaan daerah, khususnya perpustakaan provinsi. Perpustakaan Provinsi menjalankan fungsi deposit sebagai wajib simpan karya cetak dan karya rekam sesuai domisilinya, pemberi sanksi administratif terhadap wajib serah, pengelolaan hasil karya cetak dan karya rekam, pendanaan, dan memberi penghargaan.
Dalam Undang-Undang Nomor 13 tahun 2018 dijelaskan bahwa :
Pasal 4 (3) : Karya Cetak sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diserahkan untuk disimpan di perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi, termasuk edisi revisi.
Pasal 7 (1) : setiap Penerbit yang tidak melaksanakan kewajiban sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 mendapatkan pembinaan dari perpustakaan Nasional atau Perpustakaan Provinsi.
Pasal 7 (5) : Pengenaan sanksi administratif sebagaimana dimaksud pada ayat (4) huruf a dilaksanakan oleh perpustakaan Nasional atau Perpustakaan provinsi.
Pasal 15 (1) : Perpustakaan Nasional dan perpustakaan provinsi melakukan pengelolaan hasil serah simpan Karya cetak dan Karya Rekam.
Pasal 15 (2) : Pengelolaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi penerimaan, pengadaan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, pendayagunaan, petestarian, dan pengawasan.
Pasal 29 (1) : Pemerintah Pusat dan pemerintah provinsi wajib menyediakan pendanaan bagi penghimpunan dan pengelolaan Koleksi Serah Simpan sesuai dengan kemampuan keuangan negara.
Pasal 31 (1) : Perpustakaan Nasional dan perpustakaan provinsi memberikan penghargaan kepada penerbit dan produsen Karya Rekam yang melaksanakan kewajiban sesuai dengan ketentuan dalam Undang-Undang ini.
Undang-Undang Deposit terbaru ini menegaskan tanggung jawab perpustakaan provinsi sebagai perpustakaan deposit dengan jelas dan terperinci. Perpustakaan Provinsi Kepulauan Bangka Belitung sendiri diketahui memulai tanggung jawab ini sejak tahun 2015 melalui kegiatan hunting terbitan daerah di lingkungan pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung. Bagaimana perkembangannya? sejauh ini hasil yang didapat belumlah maksimal, banyak kendala yang perpustakaan hadapi di lapangan. Ketidaktahuan para wajib serah dan minimnya sosialisasi Undang-Undang Karya Cetak dan Karya Rekam yang sebelumnya bernomor 4 tahun 1990 ini menjadi alasan umum yang dilontarkan para wajib serah. Karenanya hal ini bisa menjadi pelajaran bagi perpustakaan provinsi dan dengan adanya Undang-Undang serah simpan karya cetak dan karya rekam generasi baru bernomor 13 tahun 2018 ini, diharapkan penerapannya lebih efektif dan maksimal. Walaupun harus diakui penerapan Undang-Undang ini pastilah bertahap mengingat belum adanya penetapan peraturan pelaksana dari Undang-Undang Nomor 13 tahun 2018, namun bisa dimulai dengan kesiapan perpustakaan Provinsi Kepulauan Bangka Belitung mensosialisasikan Undang-Undang deposit terbaru kepada para wajib serah di Provinsi kepulauan Bangka Belitung.
Koordinasi dengan perpustakaan Nasional sangat perlu dilakukan. Karena salah satu masalah saat di lapangan adalah kesulitan perpustakaan provinsi dalam menghimpun para wajib serah. Hal ini terjadi karena kurangnya koodinasi antara perpustakaan nasional dan perpustakaan provinsi tentang para wajib serah. Koordinasi adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien (Handoko:2003). Salah satu bentuk koordinasi yang bisa dilakukan adalah berbagi informasi tentang para wajib serah, melalui apa? ada suatu sistem yang bisa dimanfaatkan yaitu ISBN.
ISBN (International Standard Book Number) adalah deretan angka 13 digit sebagai pemberi identifikasi unik secara internasional terhadap satu buku maupun produk seperti buku yang diterbitkan oleh penerbit. Setiap nomor memberikan identifikasi unik untuk setiap terbitan buku dari setiap penerbit, sehingga keunikan tersebut memungkinkan pemasaran produk yang lebih efisien bagi toko buku, perpustakaan, universitas maupun distributor. ISBN diberikan oleh Badan Internasional ISBN yang berkedudukan di London. Perpustakaan Nasional RI merupakan Badan Nasional ISBN yang berhak memberikan ISBN kepada penerbit yang berada di wilayah Indonesia.
Dengan memanfaatkan permintaan nomor ISBN kepada perpustakaan nasional oleh para penerbit, maka pihak perpustakaan provinsi dapat turut andil dalam perolehan karya cetak dari penerbit tersebut. Misalnya dengan membuat regulasi bahwa perpustakaan nasional tidak akan memberikan nomor ISBN bagi penerbit yang belum menyerahkan 1 (satu) koleksinya kepada perpustakaan provinsi tempat domisili penerbit, dengan begitu bisa dijamin setidaknya karya cetak akan terdepositkan di perpustakaan provinsi.
Hendaknya permintaan ISBN berbanding lurus dengan karya cetak yang diterima sebagai koleksi deposit, namun masih terdapat perbedaan perolehan data. Berikut data permintaan ISBN dan penerimaan Karya Cetak dan Karya Rekam di perpustakaan nasional pada tahun 2015, 2016, dan 2017 (Lucya Dhamayanti:2018):
Perbedaan ini menunjukkan bahwa belum tertibnya para wajib serah di Indonesia. Untuk Provinsi Kepulauan Bangka Belitung sendiri, penulis memperoleh data dari isbn.perpusnas.go.id terdapat 223 permintaan nomor ISBN dari total 30 penerbit di Provinsi Kepulaun Bangka Belitung yang terdaftar pada sistem. Namun koleksi yang dimintai nomor ISBN tersebut belumlah semuanya menjadi koleksi deposit perpustakaan provinsi karena tidak diserah simpankan oleh wajib serah kepada perpustakaan provinsi kepulauan Bangka Belitung.
Karenanya perlu beberapa strategi yag harus dilakukan dalam penghimpunan Karya Cetak dan Karya Rekam tingkat daerah/provinsi, strategi tersebut penulis rangkum sebagai berikut:
Sosialisasi Undang-Undang Nomor 13 tahun 2018 kepada para wajib serah dan pihak terkait
Setiap perpustakaan provinsi dapat mengumpulkan data terbitan
daerah semaksimal mungkin dari pemetaan sebaran terbitan
yang meminta nomor ISBN
Perpustakaan provinsi dapat berkoordinasi dengan Direktorat
Deposit Perpustakaan Nasional tentang data terbitan masing-masing provinsi
Pemantauan Pelaksanaan Serah Simpan KCKR
Menyediakan anggaran untuk pelaksanaan kegiatan penghimpunan terbitan daerah
Terlibat dalam kegiatan organisasi profesi para penerbit
dan pengusaha rekaman daerah
Focus Group Discussion (FGD) antara penerbit, pengusaha rekaman dan badan badan pemerintah
Pemilihan karya terbaik hasil pelaksanaan Undang-Undang
Pemberian Penghargaan kepada para wajib serah yang tertib
Penyusunan Direktori bersama dengan asosiasi organisasi
profesi para wajib serah
Turut serta dalam Pengembangan E – Deposit
Demikianlah beberapa srategi penghimpunan koleksi deposit yang bisa dilakukan oleh perpustakaan provinsi agar karya cetak dan karya rekam yang ditulis oleh penulis daerah asalnya, atau diterbitkan di daerah asalnya, atau tentang daerah asalnya dapat menjadi koleksi deposit tentang keariafan lokal dan dapat didayagunakan secara terus menerus.
PENUTUP
Kesimpulan
Selain sebagai implementasi dari Undang-Undang Nomor 13 tahun 2018 tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam dengan substansi yang mengakomodasi sistem yang mengikuti kemajuan dan perkembangan di bidang informasi dan teknologi serta selaras dengan perkembangan zaman, sistem E-deposit juga dirancang bagi para wajib serah dengan banyak manfaat, diantaranya para wajib serah bisa dengan mudah menyerahkan hasil karyanya kepada Perpustakaan Nasional kapan saja dan dimana saja melalui pemanfaatan jaringan internet.
Selain kemudahan, Perpustakaan Nasional juga menjamin keamanan data dan koleksi yang diserahkan. Penyerahan Karya Cetak dan Karya Rekam hanya untuk disimpan, dilestarikan, dan didayagunakan sesuai dengan tujuan Undang-Undang SSKCKR. Dalam kaitannya dengan hak cipta, sepenuhnya berlaku sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan tentang hak cipta. Oleh karena itu, Perpustakaan Nasional RI mempunyai komitmen terhadap seluruh keamanan Koleksi Serah Simpan khususnya untuk karya elektronik. Karenanya wajib serah tidak perlu ragu menyerahkan hasil karya atau produknya kepada Perpustakaan Nasional.
Perpustakaan provinsi sebagai perpustakaan yang menjalankan fungsi deposit di daerahnya harus mempersiapkan diri dengan beberapa strategi agar penghimpunan koleksi daerah melalui sistem E-Deposit dapat berjalan dengan baik, berdaya guna bagi masyarakat, dan akhirnya terbentuk koleksi nasional yang mencerminkan perkembangan pengetahuan sebuah bangsa.
Rekomendasi
Undang-Undang Nomor 13 tahun 2018 yang baru berusia beberapa bulan ini demi kesuksesan pelaksanaannya harus segera disosialisasikan dan dibuatkan peraturan pelaksanaannya, jangan sampai bernasip sama dengan pendahulunya yaitu Undang-Undang nomor 4 tahun 1990 yang berusia lebih dari 20 tahun namun jangankan masyarakat umum, bahkan para wajib serah pun banyak yang tidak tahu.
Sistem E-Deposit yang merupakan salah satu implementasi dari Undang-Undang Nomor 13 tahun 2018, sosialisasi dan penerapannya juga harus segera dilakukan agar penghimpunan koleksi digital yang semakin hari semakin bertambah bisa segera diakomodir pendataannya, penyelenggaraan pelatihan dan bimtek bagi perpustakaan terkait dan para wajib serah juga perlu dilakukan untuk penerapan sistem yang efektif.
Selanjutnya setiap perpustakaan provinsi hendaknya dapat mengumpulkan data terbitan daerahnya masing-masing semaksimal mungkin melalui pemetaan sebaran terbitan yang meminta nomor ISBN dari penerbit daerah asalnya agar tidak kehilangan peluang perolehan Karya Cetak dan Karya Rekam dari permintaan ISBN tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Alwi, Hasan, dkk. 2005. Kamus Besar Bahasa Indonesia (Edisi Ketiga). Jakarta: Balai Pustaka.
Purwanto, Erwan Agus dan Dyah Ratih Sulistyastuti. 2012. Implementasi Kebijakan Publik: Konsep dan Aplikasinya di Indonesia. Yogyakarta: Gave Media.
Handoko, T. Hani. 2003. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. Yogyakarta:
BPFE-Yogyakarta.
Lucya Dhamayanti. Program Pengembangan KIN dan BNI. Makalah dalam “Workshop
Penyusunan Katalog Induk Daerah (KID)”. Jakarta : Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, 25 April 2018.
Sri Marganingsih. Penghimpunan Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam. Makalah
dalam “Workshop Penyusunan Katalog Induk Daerah (KID)”. Jakarta : Perpustakaan
Nasional Republik Indonesia, 25 April 2018.
Perpusnas Luncurkan Situs Web e-Deposit dan ISRC, https://www.perpusnas.go.id/news
detail.php?lang=id&id=190325021835FaCMPTVvj1 diakses pada 17 Juni 2019
Anugerah Wajib Serah Tertib UU Deposit : Sembilan Kategori Penghargaan KCKR Terbaik.
http://pusjasa.perpusnas.go.id/2018/07/24/anugerah-wajib-serah-tertib-uu-deposit
sembilan-kategori-penghargaan-kckr-terbaik/ diakses pada 17 Juni 2019
https://deposit.perpusnas.go.id/
https://edeposit.perpusnas.go.id/
https://isbn.perpusnas.go.id